Recrutement finalisé, votre nouveau collaborateur est prêt à commencer ses fonctions, c’est l’intégration du salarié. Beaucoup d’entreprises, à tort, négligent cette partie en prenant pour acquis la prise de poste.
Pourtant, l’intégration représente une étape à ne pas omettre, il faut accueillir ce nouveau salarié pour qu’il puisse rapidement prendre ses marques et être efficace sans tarder.
En y accordant une attention particulière, vous pourrez en plus diminuer considérablement les ruptures de périodes d’essai précipitées, diminuer le taux de turn-over et même augmenter la fidélité des collaborateurs.
Dépenser un budget considérable dans un processus de recrutement et négliger l’intégration du nouvel arrivé est contradictoire. Devenue désormais un sujet à le mode, les entreprises investissent de plus en plus dans l’intégration en mettant cette étape au cœur de leurs priorités.
Quelles sont les étapes à respecter pour intégrer votre salarié convenablement ? Comment intégrer votre nouveau collaborateur ?
1. Définissez vos objectifs
Pour préparer l’intégration de votre nouveau salarié, commencez à définir vos objectifs : ceux du nouveau collaborateur ainsi que les attentes de votre entreprise.
Ils porteront à la fois sur les compétences techniques mais aussi sur les aptitudes comportementales.
Que souhaitez-vous transmettre à votre candidat pour qu’il atteigne ses objectifs ?
Vous organiserez ainsi un processus d’intégration où le salarié prendra connaissance des composantes essentielles liées à l’entreprise et au poste. Une fois les objectifs établis, vous pourrez transmettre certaines informations clés :
- Présentez votre entreprise
Votre culture, votre environnement en général, les règles et les procédures à partir d’une visite, d’une formation ou d’une présentation.
- Présentez son équipe
Ses relations de travail ainsi que les membres de son service. Vous pourrez vous appuyer sur des présentations, d’un accompagnement ou de l’observation du travail de certains collègue dans l’exercice de leur activité. Définissez également précisément son positionnement hiérarchique.
- Décrivez précisément le poste et les missions
Passation des informations clés, précision des tâches et les objectifs qu’il devra atteindre.
2. Préparez l’arrivée
Une fois les objectifs validés, vous devrez préparer l’arrivée du nouveau collaborateur avant le Jour J. Cette étape est assez révélatrice de l’intérêt que l’entreprise porte à l’arrivée d’une nouvelle recrue. Elle a également des conséquences directes sur l’image de votre structure, de l’équipe et sur son mode de management.
- Préparez l’espace de travail
Vous devrez vous assurer que l’espace de travail (ordinateur, bureau, matériel, machines, fournitures, outils, documents …) soient prêts.
- Annoncez l’arrivée du nouveau collaborateur
N’oubliez pas d’annoncer son arrivée en interne mais aussi en externe. Prévenez ses collègues, les services avec lesquels il va travailler, les clients ou les partenaires externes. Mentionnez bien la fonction qu’il exercera et le service auquel il sera rattaché.
- Terminez les détails administratifs
Le contrat de travail, le RIB, la possession des diplômes si besoin, la proposition de la mutuelle et les personnes à contacter en cas d’urgence.
- Créez un livret d’accueil
À l’aide de vos RH ou opérationnels, la création d’un livret d’accueil est utile pour que le salarié ait, sur papier, les informations les plus importantes relatives à l’entreprise. Privilégiez des informations claires et basiques : la date de création de l’entreprise, son histoire, l’ensemble des services, les bénéfices de l’entreprise, les principaux clients ou secteurs d’activités avec lesquels elle travaille.
3. Organisez un parcours d’intégration
La troisième étape consistera en l’organisation d’un parcours d’intégration pour votre salarié le jour de son arrivée, avant sa prise de poste. Il est ainsi essentiel qu’il prenne connaissance de son environnement de travail tout en rencontrant ses différents interlocuteurs.
- Prévoyez une visite de l’entreprise
Des différents services / ateliers avec lesquels il va intervenir ainsi que les bureaux. N’oubliez pas de lui indiquer les salles de pauses, les issues de secours et les sanitaires.
- Personnalisez l’accueil
L’idée est de pouvoir créer rapidement un climat de convivialité. Vous pourrez commencer par un premier point en privé où vous présenterez les objectifs pour ensuite l’inviter à prendre un café.
- Nommer un mentor
Il est important que le nouvel arrivé puisse s’appuyer sur une personne de confiance afin de faire remonter certaines problématiques liées à son intégration. Ne nommez pas le responsable hiérarchique direct mais plutôt un collègue plus expérimenté.
4. Le jour de son arrivée
Le jour J arrivé, vous avez défini les objectifs, préparé son arrivée, prévu le plan d’intégration de la journée, désormais vous aller pouvoir passer à l’action :
- Impliquez-le dans les réunions
Même s’il ne comprendra pas tout votre jargon, l’impliquer dans les réunions lui permettra de commencer à comprendre les « codes » de l’entreprise.
- Montrez-vous disponible à tout moment
Montrez à votre collaborateur que vous restez disponible à tout moment. Il sera ainsi plus en confiance en vous percevant comme accessible.
- Prévoyez un évènement d’accueil
Vous pourrez l’inviter à déjeuner avec l’ensemble de l’équipe. Il s’imprégnera davantage de l’image de votre entreprise et aura plus envie de porter vos valeurs.
L’intégration est une étape supplémentaire dans votre parcours avec votre collaborateur et non la finalité. Après l’intégration, vous devrez veiller au bon déroulé de la période d’essai, puis continuer à le motiver et à le fidéliser.
Ce procédé par étapes vous permettra de n’omettre aucun « bon principe » et de diminuer considérablement les conséquences d’une collaboration avortée.
