Calcul du budget d’un recrutement en 3 étapes

Calcul budget et salaire recrutement

Toutes les entreprises, lorsqu’elles veulent recruter, doivent définir le budget du recrutement qui implique les frais liés au recrutement et le salaire du futur salarié.

Recruter est une décision stratégique pour toutes entreprises. Celles-ci doivent impérativement estimer le bénéfice engendré en rapport à l’investissement en termes de coût de de temps.

Même si des imprévus sont susceptibles d’impacter vos estimations (turn-over, ouvertures de postes) vous devrez définir le budget consacré au recrutement de nouveaux collaborateurs.

En prenant en compte le coût de votre activité de recrutement, les salaires et autres charges, vous serez plus à même de gérer vos dépenses.

Comment définir le budget et le salaire ? Quels sont les éléments à considérer ?

1. Listez l’ensemble des frais de l’activité de recrutement

Il convient tout d’abord de lister l’ensemble des frais internes et externes de votre activité de recrutement.

  • Les frais internes correspondent aux dépenses propres à l’entreprise.
  • Les frais externes se réfèrent aux outils et ressources humaines intégrés dans le processus mais ne faisant pas partie de votre entreprise.

Les frais internes à l’activité du recrutement

  • Le salaire brut annuel des collaborateurs en charge du recrutement + les charges patronales = pour le définir, vous devrez prendre en compte la convention collective associée à votre activité.
  • Les coûts de structure pour l’activité de recrutement : les locaux et les équipements.
  • L’implication des opérationnels dans le processus de recrutement : passation d’entretiens, validation des candidatures, le coût de l’onboarding (l’accueil et la formation en interne par les opérationnels).

Les frais externes liés à l’activité de recrutement

  • Les logiciels et outils externes : les ATS, les licences, les solutions SaaS et l’hébergement du site carrières. Ils ont un coût mensuel et annuel, dont les frais d’installation et de formation pouvant être à la charge de votre entreprise.
  • Les sites d’emploi et outils de diffusions d’annonces : certaines CV thèques et sites d’emploi sont payants. Les sites d’emploi payants offrent généralement une meilleure visibilité à l’annonce. Par exemple sur Indeed une annonce sponsorisée pourra coûter entre 10 euros à 30 euros par jours.
  • Les réseaux sociaux payant tels que le compte Recruiter de LinkedIn : une centaine d’euros par mois.
  • L’externalisation des besoins en recrutement par le biais d’une agence d’intérim ou d’un cabinet de recrutement. Les prix pourront varier mais se comptabiliseront en milliers d’euros. Cependant l’externalisation du recrutement pourra vous permettre de diminuer considérablement certains coûts : le temps de sourcing et les outils payants.
  • Le coût de l’expert-comptable si vous externalisez vos paies et votre comptabilité.

Calculez le coût global de l’année et estimez vos prévisions pour l’année N+1

Pour bien estimer la rentabilité de votre recrutement, vous devrez définir :

  • Les dépenses globales de l’année dans votre activité de recrutement : vous aurez alors un aperçu du montant que vous avez dépensé l’année N.
  • Les prévisions d’évolution des coûts pour l’année N+ 1 : augmentation du salaire et de certaines charges.

2. Estimez le coût du salarié

En complément du salaire prévu, des frais annexes viennent s’ajouter à ce budget :

Les charges patronales

Les charges patronales se calculent de la façon suivante : Salaire Brut X 1,42. Elles comprennent :

L’URSSAF, l’Assurance Chômage, la Retraite, la Taxe d’apprentissage, la Formation continue. Ces charges représentent environ 42 % du salaire brut (sauf si votre taux d’Accident du Travail est supérieur à 2 %, dans ce cas il sera augmenté en conséquence).

Vous pouvez aussi utiliser le simulateur de l’état reconnu pour vous fournir un aperçu des charges en quelques clics.

A savoir : les emplois rémunérés avec un salaire inférieur à 1,6 fois le SMIC sont émancipés de certaines charges. En effet la loi « Fillon » prévoit une réduction des charges qui peut atteindre la totalité des cotisations URSSAF (plus de 28,49 % si le salarié est rémunéré au SMIC).

Les autres charges dans le cadre d’un salarié en poste :

  • Les avantages en termes de coût : les primes (d’ancienneté, individuelles, collectives), les heures supplémentaires, la gratification, le 13ème mois, l’intéressement, la participation, les titres restaurants, le remboursement des transports.
  • Les charges sociales patronales, l’assurance vieillesse, l’invalidité, de chômage, la prévoyance professionnelle.
  • Les autres frais de personnel : les frais de formation, la restauration d’entreprise, les after-works et soirées d’entreprise, les frais de déplacement professionnels.
  • Coût de l’improductivité des salariés : en l’occurrence les absences, les arrêts maladies, les accidents, le présentéisme. Ces tribulations ont également un coût et impactent directement le service des Ressources Humaines.

Les frais annexes dans le cadre du recrutement :

D’autres charges liées à l’embauche d’un salarié viennent ainsi s’ajouter :

  • La médecine du travail (70 euros à 80 euros par salarié), la mutuelle (obligatoire).
  • Les frais de transports, d’hôtels : les salariés qui font de grands déplacements pour se rendre à des entretiens se font généralement remboursés de certains frais sous preuve de justificatifs. Il n’existe cependant aucune obligation légale.
  • Les aides au déménagement, les primes de bienvenue : pour faciliter certaines embauches, les entreprises fournissent des aides et des primes pour aider certains salariés à déménager.
  • Les coûts liés à l’achat de matériel pour le salarié : vous devrez fournir un pc, une imprimante, un téléphone portable, payer une partie de son wifi s’il est en télétravail.

3. Calculez le coût moyen d’un recrutement

L’ensemble des variables identifiées et mesurées vous permettront de calculer le coût moyen d’un recrutement. Ce coût représente l’investissement de votre entreprise et sera bénéfique pour calculer le retour sur investissement.

Le calcul du coût d’un recrutement = frais internes + frais externes / le nombre de recrutement réalisé sur la même période.

Calculez le ROI (le retour sur investissement)

Le ROI est le retour sur investissement, c’est-à-dire combien rapporte un investissement par rapport à son coût. Dans le cadre de l’embauche d’un salarié, vous devrez définir le bénéfice du recrutement en comparaison avec le montant investi. Vous pourrez distinguer le ROI lors de la première année de recrutement et le ROI les années suivantes. En effet, certains coûts ne seront imputés que lors de l’embauche.

Le retour sur l’investissement d’un recrutement se calcule de la façon suivante = ((gain apporté par le collaborateur – le coût de celui-ci) / coût du collaborateur) X 100

Exemple :

Pour une création d’un poste sans statut cadre, avec un salaire de 25 000€ brut annuel, l’achat de matériel à l’embauche pour 1000€, et un coût du recrutement de 3000€, ainsi qu’une mutuelle prise à 50% par l’employeur qui lui coûte 500€ par an, et des dépenses en note de frais de 2000€.

Il convient d’abord de calculer le coût réel du salaire : 25 000€ de salaire brut + charges patronales = 31 121€ (d’après le simulateur de l’état)

Les frais du recrutement + le matériel à l’embauche + la mutuelle + note de frais = 6500€

Coût total : 37 621€

Si le salarié rapporte la première année : 45 621€

((45 621 – 37 621) / 37 621) x 100 = 21,26%

Le retour sur investissement de votre salarié est alors de 21,26%

La définition du budget et du salaire lié au poste vous permet ainsi de mieux identifier les dépenses de votre activité, de comprendre le coût réel de votre futur salarié et de prévoir l’année N+1.

Ces variables vous aideront à prendre des décisions stratégiques qui pourront avoir d’importantes répercussions sur votre croissance.

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