Définir ses besoins pour le poste : 6 étapes clés

La définition du besoin en recrutement représente l’une des premières étapes du processus. Pour ce faire, vous devrez analyser votre entreprise : l’existant et le potentiel.

Comment détecter les besoins actuels et futurs des différents postes ? Et surtout, comment définir précisément votre besoin en recrutement ?

1. Le poste et son rôle dans l’entreprise

Pour définir le ou les besoins actuels, vous devrez consulter les opérationnels et leurs responsables sur le terrain. Ces derniers vous signaleront certaines problématiques de personnel que vous devrez solutionner.

Quelques exemples de problématiques :

  • Le manque d’un collaborateur qualifié pour faire le lien entre « tel » et « tel » service.
  • Le besoin de renforcer l’équipe pour « tel » projet.
  • Le manque de compétences dans « tel » domaine.
  • Le remplacement d’un salarié absent ou en congé.
    […]

2. Les objectifs du futur collaborateur

Une fois les problématiques comprises, vous définirez les objectifs de votre future recrue : Comment votre collaborateur pourra aider l’entreprise ou le service à atteindre ses objectifs actuels ?

Quelques exemples d’objectifs :

  • Aider le groupe à atteindre [..] % de chiffre d’affaires à la fin de l’année.
  • Apporter plus de cohésion à l’équipe.
  • Aider l’équipe à traiter […] de dossiers avant « telle » date.
  • Faire face à un accroissement de votre activité.
  • […]

3. Quelques critères pour définir le besoin

En prenant en considération les remarques de vos collaborateurs ainsi que les objectifs, vous pourrez définir précisément le ou les postes à pourvoir à l’instant T. Les éléments suivants seront mis en exergue :

  • L’expérience, les compétences, les formations, le savoir-être.
  • Les missions précisées clairement et sans équivoque.
  • Le rôle du futur collaborateur stipulé explicitement pour qu’il n’y ait pas de mal entendus avec les autres collègues.
  • La relation avec les responsables, collègues et autres services.

Si vous recherchez un candidat capable d’apporter plus de cohésion à l’équipe, le savoir-être sera primordial. Cependant si vous recherchez un collaborateur pour faire face à un accroissement de votre activité, il faudra rechercher quelqu’un d’opérationnel immédiatement.

4. Choisissez-le ou les contrat(s) adapté(s)

En fonction de la compréhension du besoin, vous allez ensuite pouvoir définir le contrat adapté.

Plusieurs solutions s’offrent à vous :

  • Un free-lance pour des missions ponctuelles.
  • Un CDD ou n CTT (contrat de travail temporaire en intérim) pour un besoin sur le court ou moyen terme.
  • Un CDI pour engager les deux parties sur le long terme.

5. Analysez les besoins futurs

Dans un second temps, vous devrez prédire les besoins futurs au sein de votre entreprise en étudiant vos ressources internes et les évènements externes pouvant survenir.

Analysez vos ressources humaines !

  • La mobilité interne 
    Au sein de vos locaux, peut-être avez-vous un collaborateur dont les compétences et les souhaits d’évolutions correspondent exactement au poste à pourvoir ? Cette analyse en interne vous fera gagner un temps précieux. La mobilité interne, souvent négligée, participe à la fidélisation et à l’implication de vos collaborateurs. De plus, proposer une évolution à un salarié déjà connu diminue considérablement les erreurs de recrutement.
  • Le climat social au sein de votre entreprise
    Vos collaborateurs semblent-ils satisfaits de l’entreprise, des missions et de l’environnement de travail ? L’analyse de l’environnement interne est un excellent indicateur de prédiction de vos futurs besoins en recrutement.
  • Le départ à la retraite de vos collaborateurs
    Sur les 5 années à venir, des salariés seront-ils en âge de partir à la retraite ? Vous devrez analyser les services ou les postes qui pourront être en tension d’ici quelques années et surtout anticiper ces départs.
  • L’absence répétée de certains de vos collaborateurs
    Si un collaborateur s’absente régulièrement pour des raisons qui lui sont propres, peut-être est-ce annonciateur d’un départ.

6. Analysez les possibilités en externe

Vous devez ainsi comprendre l’environnement externe et pouvoir être en mesure de définir les grandes lignes de l’avenir de votre entreprise. En effet, votre société peut être en parfaite santé mais présenter des difficultés conjoncturelles. Voici les éléments à identifier :

  • Votre secteur d’activité
    L’analyse de l’attractivité de votre secteur d’activité est importante pour comprendre sa santé actuelle et future. Vous devez impérativement rester en veille pour suivre l’évolution du marché. Vous pourrez ainsi définir les possibilités de recrutement à l’externe et anticiper de potentielles pénuries de candidats.
  • La réserve de talents
    Vous pouvez suivre des personnes sur LinkedIn ou réaliser régulièrement une veille sur les CVthèques. Se constituer un vivier de potentiels collaborateurs vous permettra de répondre plus rapidement aux différentes problématiques de recrutement.
  • L’avenir de votre entreprise
    Comment grandit-elle ? Quels sont ses grands projets ? Comment se portent les différents services ? Toutes ces réponses vous permettront de prédire les grandes lignes de votre société.
  • L’avenir de certaines fonctions
    Certains postes subissent-il une transformation des tâches ou une pénurie de talents ? A l’ère de la digitalisation, de nombreuses fonctions sont en danger ou en voie de transformation au profit de l’automatisation. Vous devez analyser les fonctions susceptibles d’être impactées.
    D’autres postes vont devenir, au contraire sur-sollicités et indispensables à votre entreprise. Si vous détecter des compétences qui pourraient être en pénurie d’ici quelques années, peut-être pourriez-vous former votre personnel en interne ?
  • L’attractivité de votre territoire
    Des fermetures d’usines sont-elles prévues ? Ceci pourrait-il créer le départ de certaines familles dans votre territoire ? Vérifiez que votre zone géographique restera attractive dans le temps.

La définition des besoins, à la fois actuels et futurs, reste une étape complexe pour les chefs d’entreprises.

Les conséquences bénéfiques ou néfastes de cette démarche la rendent plus que stratégique.

Ainsi vous devrez, tout au long de la vie de votre structure, rester en conformité avec la réalité du terrain, être bien conseillé, comprendre les problématiques actuelles et identifier les opportunités / menaces externes.

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