Réaliser des entretiens en visioconférence

Pendant la crise de 2020, les entretiens en visioconférence et les entretiens en vidéo différée ont éclos dans le milieu du recrutement. Rentrés dans le quotidien de nombreuses entreprises, ils ont été largement déployés dans le cadre des entretiens.

Même s’ils ne remplacent pas les entretiens physiques, ils présentent des bénéfices indéniables. Qu’est-ce qu’un entretien en visioconférence en comparaison avec les entretiens en vidéo différée ? Comment les mettre en place ? Point sur ces nouveaux outils de recrutement.

Entretiens en visioconférence

L’entretien en visioconférence est un échange professionnel entre : un (ou plusieurs) recruteurs / opérationnels et un (ou plusieurs) candidats.

Cet entretien s’effectue en direct par vidéo interposée. Le déroulement de l’échange est similaire à un entretien d’embauche classique, cependant les acteurs ne se rencontrent pas physiquement.

Des avantages que l’entretien classique ne permet pas

  • Rencontrer plus de candidats et plus vite
    Vous pourrez rencontrer n’importe quel candidat, quelque de soit le lieu où il se situe et à tout moment (ou presque). Ceux-ci n’ont plus besoin de se rendre au sein de vos locaux, de ce fait vous n’aurez plus à rembourser leurs frais de déplacements. Vous pourrez même programmer des entretiens le jour même de la prise de contact.
  • Gagner du temps : les entretiens en visioconférence demandent moins de préparation que les entretiens classiques. Vous n’aurez plus à préparer une salle ou un bureau de réception, seul l’environnement visible par la caméra compte.
  • Enregistrer votre entretien : avec l’accord du candidat, vous pourrez enregistrer l’entretien et partager à vos collaborateurs une partie de l’échange.
  • Libérer les qualités comportementales de vos candidats : vos candidats en visio sont, en théorie, bien plus à l’aise qu’en entretien physique. Cette décontraction peut mettre en exergue de nombreuses qualités comportamentales : spontanéité, confiance en soi, motivation, intelligence émotionnelle …

Des liens relationnels minimisés

Les entretiens en visioconférences ne peuvent, pour certaines entreprises ou certaines fonctions, remplacer l’entretien en physique, et ce pour plusieurs raisons :

  • L’aspect convivial : en entretien classique il est commun de présenter vos collaborateurs, de proposer un café ou de visiter les ateliers. En visio, vous ne pouvez pas prouver que votre entreprise dispose d’un bon cadre de travail.
  • La communication non verbale : la communication non verbale englobe tous les éléments qui transmettent un message sans le verbaliser. Ainsi en vidéo, vous n’analyserez pas la position du corps, des main, l’allure entière du candidat, la posture. Par contre vous détecterez la voix, l’intonation et le ton.
  • Les difficultés de connexion : la plupart de vos candidats ne sont pas forcément formés aux outils digitaux, en particulier si ceux-ci ne sont pas utilisés dans le cadre de leurs fonctions. Une mauvaise connexion, une coupure du son, une webcam brouillée […] sont une problématique récurrente.

Une démarche plus que simplifiée

Pour mettre en place la visioconférence, vous devrez en premier lieu équiper votre matériel et vos logiciels ainsi que former vos collaborateurs aux bonnes pratiques.

Quelques exemples de bonnes pratiques :

  • couper votre image à l’écran,
  • avoir un arrière-plan professionnel,
  • vérifier avant chaque entretien le bon fonctionnement des outils …

La facilité d’accès et le confort suscité plaît aux candidats. Pour les entreprises, ce type de format présente des avantages indéniables en termes de coûts et de temps.

Entretiens en vidéo différée

Les entretiens en vidéo différée, sont des entretiens filmés et regardés en différés par les différents collaborateurs intervenant dans le processus de recrutement. Le candidat répond à une série de questions qui défilent devant l’ordinateur.

Il a 30 secondes pour se préparer à répondre à chacune d’entre elles. Il est ainsi seul face à la caméra et n’interagit pas directement avec l’entreprise.

Le recruteur reçoit ensuite la vidéo pour prendre connaissance du candidat et de ses motivations. En règle générale l’entretien en vidéo différée permet de remplacer la préqualification téléphonique.

Une analyse plus approfondie de certains points

  • Choisir votre moment : en fonction de vos aptitudes professionnelles (votre concentration plus matinale ou en journée), de la gestion de vos tâches, vous choisirez le moment le plus adéquate pour visionner la vidéo.
    Contrairement aux entretiens, aucune contrainte horaire n’est imposée. De même pour les préqualifications téléphoniques où le candidat peut être pris de court, celui-ci choisi à quel moment il souhaite commencer ses premiers échanges avec votre entreprise.
  • Connaître davantage le candidat : vous pourrez regarder plusieurs fois l’entretien et en analyser le comportement du candidat. N’hésitez pas à demander aux RH ou à d’autres collaborateurs de vous aider à scruter sa performance.
  • Remplacer les préqualifications téléphoniques : les entretiens en vidéo-différée ont justement pour vocation de remplacer le temps passé aux premiers appels téléphoniques et de vous faire économiser votre énergie pour d’autres moments plus propices.
  • Consolider la motivation du candidat : l’enregistrement d’une vidéo, dans des conditions professionnelles optimales, prend du temps et de l’énergie. Ainsi ce type d’entretien permet de capter des candidats réellement motivés, impliqués et sérieux dans leur démarche.
  • Diminuer les coûts : il a été prouvé que ce type d’entretien permet de diminuer les coûts des erreurs de recrutement. Celles-ci peuvent se comptabiliser en millier d’euros.
  • Égaliser le traitement des candidatures : les questions et les délais de réponses sont similaires pour tous les candidats postulant à un poste précis, sans aucune disparité.

Un challenge risqué pour les candidats et les recruteurs

  • L’inutilité du format pour certaines fonctions : l’entretien en vidéo-différée est à utiliser pour certaines fonctions qui nécessitent une aisance particulière à l’oral. Cependant ils ne sont d’aucune utilité pour certains postes. Évitez ainsi de l’intégrer à l’ensemble de vos processus de recrutement, vous risqueriez de passer à côté de bons candidats.
  • Un défi complexe pour certains candidats : un entretien plus classique permet de mettre en avant les valeurs de votre entreprise ainsi que vos coulisses. Les entretiens en vidéo différée peuvent être perçus comme « déshumanisants » pour certains demandeurs d’emploi. Ce challenge peut également être une source de stress pour d’autres.
  • Une perte de temps lors de l’analyse du comportement du candidat : attention à ne pas trop vous attarder à analyser chaque faits et gestes de votre candidat.

Une préparation plus importante

Comparé aux préqualifications téléphoniques, la préparation des entretiens en vidéo différée est plus longue.

Vous devrez définir, précisément, les questions à poser en fonction des différents postes à pourvoir. Généralement, les questions plus « techniques » ne sont pas posées en préqualification téléphonique mais lors de la rencontre.

L’entretien en vidéo différée, lui, peut vous permettre de fournir un premier aperçu des compétences techniques à approfondir en entretien de recrutement.

N’hésitez pas à consulter les opérationnels et les RH afin de définir les questions les plus pertinentes. Vous pourrez même alterner les questions écrites et orales pour vérifier non seulement les qualités oratoires du candidat mais également ses qualités rédactionnelles.

Le confinement, la volonté de certaines entreprises de réduire leurs coûts et surtout les avancées technologiques ont eu raison de la démocratisation des entretiens en visioconférence et en vidéo différée.

Cependant l’utilisation de ces outils reste destinée à certaines fonctions précises et non sur l’ensemble de vos opportunités.

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