La fiche de poste représente l’un des éléments clés du recrutement, c’est à dire l’évaluation du rôle du futur salarié au sein de l’entreprise.
Elle permet de formaliser les compétences d’un collaborateur en rapport aux performances attendues.
Cette fiche établie un état des lieux des missions, des compétences et des qualités du candidat.
Étape préliminaire avant le début du processus de recrutement, vous pourrez ensuite exprimer votre besoin et le communiquer aux candidats par le biais de l’offre d’emploi.
Comment créer votre fiche de poste ?
1 – Analysez vos besoins
Avant de définir les compétences et le profil attendu, vous devrez analyser les besoins réels de votre entreprise.
Cette analyse pourra s’effectuer à l’aide de vos collaborateurs (entretiens avec les opérationnels), de votre service Ressources Humaines ou en observant les actions menées sur le terrain.
En relevant certaines problématiques en termes de compétences ou de liaisons inter-services, vous pourrez débuter votre listing des aptitudes attendues.
2 – Présentez votre entreprise
Dans un second temps, vous devrez être en mesure de présenter votre entreprise de la façon la plus attractive possible.
Avant toute chose, cette présentation devra être cohérente avec votre savoir-faire et votre savoir-être. Voici un ensemble d’éléments à ne pas oublier :
- La nature de votre activité : votre expertise, les produits et les services que vous proposez.
- Le contexte de la recherche : remplacement d’un salarié, accroissement d’activité, mise en place d’un nouveau projet …
- L’organisation de votre entreprise : le positionnement hiérarchique, le service concerné.
- Les atouts de l’entreprise : en comparaison de vos concurrents.
- L’évolution de votre entreprise, vos projets, vos réalisations : vous montrerez ainsi que votre entreprise est tournée vers l’avenir, ne cesse de grandir, est innovante …
Pour en savoir plus sur cette étape, lisez ce guide : comment bien présenter son entreprise ?
3 – Définissez l’intitulé du poste
Il peut exister une multitude d’intitulés de postes. A vous de trouver celui qui sera le plus en adéquation avec l’environnement de l’entreprise et le plus attractif pour les futurs collaborateurs.
L’intitulé est important pour les candidats. Il doit être alléchant et flatteur sans être mensonger. Les intitulés à l’anglo-saxonne ont le vent en poupe auprès des nouvelles générations mais ne parleront pas aux salariés plus traditionnels.
4 – Fixez les caractéristiques de l’emploi et les conditions d’exercice
Le candidat a besoin de se projeter dans sa future fonction. Vous devrez alors préciser les caractéristiques de l’emploi et les conditions d’exercice du poste.
- Les caractéristiques précises de l’emploi : le type de contrat, le lieu, la durée de travail, les horaires, les déplacements (si nécessaires).
- Les conditions pour l’exercice de l’activité : le budget, les moyens techniques, l’ensemble des outils.
- Les ressources matérielles attribuées au salarié : ordinateur, logiciels, plateformes, outils techniques.
4 – Listez les missions et les activités du poste
Vous devrez ensuite définir précisément les missions et les activités du poste à pourvoir, à savoir : « Quoi » et « Comment » ?
La définition des missions vous permettra d’évaluer le degré de responsabilité du collaborateur et ainsi que ses marges d’autonomies.
La position hiérarchique
- qui sera le supérieur hiérarchique,
- le nombre de collaborateurs,
- au sein de quel service ?
Vous devrez également définir les liaisons à l’intérieur et à l’extérieur de votre entreprise :
- les différents services,
- fournisseurs ou clients avec qui le candidat devra travailler.
Les tâches qui seront à la charge du collaborateur
le listing des missions classées dans l’ordre de votre choix.
Vous pouvez lister en premier lieu
- les tâches quotidiennes puis ponctuelles ;
- les missions les plus intéressantes puis celles moins attractives ;
- les principales missions puis les activités et les tâches sous-jacentes …
Il est cependant plus commun d’ordonner les activités par ordre d’importance afin de faire ressortir les plus significatives.
5 – Délimitez la rémunération
La rémunération est une étape cruciale dans la définition du poste à pourvoir.
Vous devrez non seulement définir la rémunération brute annuelle en rapport à votre budget, mais aussi en fonction des caractéristiques de chaque poste.
N’oubliez pas de mentionner la fréquence des primes et à quel montant (en pourcentage ou en numéraire).
6 – Spécifiez les attraits distinctifs du poste
Chaque fonction a ses avantages et ses inconvénients.
Certains attraits sont spécifiques et dédiés à une fonction, d’autres sont proposés à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.
- Les spécificités d’un poste : des horaires particuliers, la mise à disposition d’un véhicule de fonction.
- Les avantages proposés par l’entreprise : RTT, tickets restaurants, paniers repas, salle de sport, after-works, la possibilité de télétravailler.
- Spécifiez également si des évolutions professionnelles sont possibles et lesquelles : quels postes et quels services.
7 – Définissez le profil du candidat
Vous devrez finalement définir le « portrait-robot » du candidat, c’est à dire le profil idéal recherché. En l’occurrence, définir les éléments suivants :
- La formation = les spécialités, les écoles, le niveau.
- L’expérience souhaitée = en année et dans quels domaines (métiers, catégorie de métiers ou secteurs d’activités).
- Les compétences et connaissances demandées = outils, langues, logiciels à savoir utiliser.
- Le savoir-être du candidat = en rapport avec le poste et l’environnement de l’entreprise.
Sans fiche de poste, vous risquez de vous lancer dans un processus de recrutement à l’aveugle sans discerner les réels besoins de votre entreprise.
Non seulement une fiche pour un poste précis accompagnera l’entreprise sur le long terme, mais elle vous sera utile pour d’autres aspects RH.
Tout d’abord, la fiche de poste peut servir de support de discussion lors d’un entretien professionnel.
Ensuite vous pourrez construire votre référentiel des compétences dans le cadre d’un plan de formation ou de justification d’un recrutement.
Ces actions pourront même vous aiguiller pour entreprendre une démarche de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC).
